Contexte

Dans un contexte fortement concurrentiel, l’organisation a besoin d’échanger efficacement beaucoup de documents. Ceci est d’autant plus crucial dans le cadre d’un fonctionnement par projets, avec des équipes aux effectifs variables et aux profils diversifiés, pour mieux conjuguer les compétences.

Ces équipes chargées de répondre à des appels d’offre, ou appels à projet, d’élaborer des propositions commerciales, de réaliser des études de faisabilité, d’obtenir des certifications pour la bonne conduite des contrats doivent se coordonner et pouvoir collaborer de façon profitable pour l’entreprise dans des délais réduits.

Les activités évoquées, génèrent des documents évolutifs, qui circulent rapidement et dont le contenu, rédigé par des auteurs divers et distribués, collaborant parfois à distance,  acquiert le rôle de preuve et d’aide à la décision avant même la finalisation des documents.

Besoin

Le besoin de l’organisation se traduit donc par la nécessité d’un accès à tous les collaborateurs d’un département/ groupe de travail/ projet ou de l’entreprise à des ensembles de documents selon le fonctionnement, l’étendue et  la durée des projets. Il lui faut aussi pouvoir monter rapidement une nouvelle équipe pour une durée variable, sans se préoccuper des aspects pratiques comme la mise en place, l’organisation et la gestion d’un espace de sauvegarde et de stockage des documents produits par cette nouvelle équipe.

Problématique

Le manque de coordination et d’harmonisation dans la manipulation des documents d’un projet a entrainé des pertes de données, et un retard non négligeable dans une réponse à un appel à projet qui a fait manquer l’opportunité d’un contrat important à l’organisation.

Solution

L’organisation veut parer à cette situation avec la réactivité qui la caractérise, et a choisi SémioTag pour rationaliser la gestion et la manipulation des documents de travail.

• Sémiotag lui permet de donner à chaque collaborateur un accès unifié, pour la recherche,  à toutes les bases  de stockage et d’archivage de documents, via son interface graphique et conviviale, simple à utiliser, dans le respect des droits d’accès attribués.

• Cette même interface facilite les opérations de nommage-indexation-classement-enregistrement des nouveaux documents créés grâce à ses dimensions et valeurs (représentées par des icones) paramétrables, personnalisables, et partageables.

• Chaque groupe de travail peut ainsi définir au départ ou à la volée les éléments de description nécessaires pour la gestion des documents du projet, et permettre à tous les membres du groupe d’utiliser ces dimensions d’indexation et de recherche de documents, pour le temps du projet, tout en définissant des lieux de stockage adaptés en fonction des dimensions sélectionnées, par exemple le genre de document.

• Il s’agit d’un rapide paramétrage au début du projet et la perte de données est évitée, le travail collaboratif favorisé, la recherche facilitée, l’indexation simplifiée, accélérée et pérennisée.